軟件之所以會在現(xiàn)代社會得到這么廣泛的運用，就是因為它是通過一些程序的編排，通過計算機能讓一些復(fù)雜的東西變得程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化、數(shù)字化?？梢酝ㄟ^不同的條件進行快速的過濾，迅速得到我們想要的結(jié)果。為酒店經(jīng)營過程中，省去很多繁瑣的程序。具體體現(xiàn)在：
前臺操作快捷，客人入住迅速
以前需要用手工完成的登記程序，完全可以在軟件上實現(xiàn)。如果采用手工操作，錄入客人信息、身份證信息、房門卡的制作、會員等其他資料的記錄、登記單及押金單據(jù)的填寫等整個完整的過程下來至少要7分鐘時間，而且如果會員增多僅一項查詢時間就更多了。但是采用了智圓酒店管理軟件以后，可以完全脫離手工，實現(xiàn)電腦化操作，客人信息錄入可以通過二代身份證感應(yīng)接口感應(yīng)錄入不到2秒鐘、身份證資料備案通過公安上傳接口上傳不到5秒鐘、賓客主單資料錄入完成以后可以通過與門鎖做的接口制作房卡1秒鐘可以完成、貴賓卡系統(tǒng)可以讓會員享受到真正的貴賓待遇登記更加快捷并且積分消費記錄都可以快速查詢、智圓軟件單據(jù)可以后臺自定義格式、紙張和打印機，通過酒店軟件整個過程不到1分鐘就可以完成，節(jié)省的時間是顯而易見的。這也是現(xiàn)代酒店所應(yīng)該體現(xiàn)的速度和服務(wù)質(zhì)量。
后臺審核準(zhǔn)確高效
財務(wù)審核是企業(yè)管理中的一個難點，也是管理關(guān)鍵之所在，是讓一天的經(jīng)營成果得到體現(xiàn)收入進行明確匯總的時候，審核人員的任務(wù)就會比較重要。如果沒有管理軟件進行輔助的話，審核人員就要熬夜拿出每張手工結(jié)賬單進行查對，一個小小的數(shù)據(jù)錯誤可能就會浪費很長時間調(diào)閱相關(guān)單據(jù)。如果要想得出酒店各部門的營業(yè)收入、平均房價、入住率等數(shù)據(jù)所需要的時間就不僅僅是一個夜審所能完成的。而且工作量的增大難免會造出漏洞和錯誤出現(xiàn)的可能性。而當(dāng)管理軟件引入的時候，會給審核工作帶來巨大的方便，任務(wù)會變的非常清晰具有明顯的層次。智圓軟件擁有具有高效的審核方法，把所有的任務(wù)通過分類進行劃分出來，自動房費、手工房費、全日租、半日租、沖減費用、房吧消費、洗衣、物品賠償、會議等等依次進行審核，簡單明了。同時還擁有強大的報表系統(tǒng)的支持，一個總表可以涵蓋一天營業(yè)情況的匯總并且有對這些數(shù)據(jù)的分析，包括平均房價、出租率、與上期相比收入情況等?？偙砝锩恳粋€數(shù)據(jù)都可以穿透看到明細(xì)信息，這是審核人員非常愿意看到的，每一個數(shù)據(jù)都可以很輕松的看到它的來龍去脈、每一筆賬都能清晰的看到它的操作過程。這就大大降低了操作漏洞出現(xiàn)的可能性，為酒店節(jié)省大量資源，所以現(xiàn)在大多運用了管理軟件的酒店慢慢都取消了夜審，全部都由日審來完成。酒店軟件為酒店帶來的速度和快捷會被越來越深入的體現(xiàn)出來。
酒管軟件為酒店帶來科學(xué)化管理，提高酒店服務(wù)水平作為第三產(chǎn)業(yè)中的支柱產(chǎn)業(yè)，酒店業(yè)發(fā)展的興衰成敗跟酒店的服務(wù)水平是息息相關(guān)的，而服務(wù)水平的高低是靠管理水平的高低來決定的，只有一個好的決策者，酒店的發(fā)展方向才是正確的。一個好的酒店決策者，必須要對一個酒店的經(jīng)營情況非常了解，每一天的數(shù)據(jù)都能準(zhǔn)確的呈現(xiàn)給他，這是進行管理的基礎(chǔ)，也是管理的依據(jù)。酒店軟件的應(yīng)用為決策者提供了大量的可靠的數(shù)據(jù)支持，數(shù)據(jù)是時時更新的，并且是可以長期查詢的。